Cercle sportif et culturel (CSC)

Ce dont il s’agit :

Le Cercle sportif et culturel de la Polyvalente Roland-Pépin est un organisme à but non-lucratif qui n’est pas subventionné par le Ministère de l’éducation du Nouveau-Brunswick ou le District scolaire francophone Nord Est.  Le CSC opère à partir de fonds provenant essentiellement de la gestion de la cafétéria de la P.R.-P., de frais d’inscription et d’activités de financement.  

Présidente : Ginette Noël Thériault 

Vice président :  Maxime Levesque 

Trésorier : François Landry

Secrétaire : Louise Décary

Conseillers : Robert Renault , Valérie St-Onge et Brigitte Chenard

Le Cercle sportif et culturel de la Polyvalente Roland-Pépin (P.R.-P.) a comme mandat de promouvoir les activités sportives et culturelles auprès des élèves de l’école, de planifier et de réaliser des activités sportives et culturelles avec les ressources humaines et financières dont il dispose, de planifier et de réaliser des activités de financement pour accomplir son mandat, d’acquérir et de contrôler les biens et les objets nécessaires à la réalisation de ses activités/projets.

Norme et fonctionnement :

1. Transport

a) Le CSC s’engage à fournir un transport sécuritaire aux élèves de la Polyvalente Roland-Pépin. Le minibus de l’école devra être utilisé en premier lieu.   S’il n’est pas possible d’utiliser le minibus, le CSC remboursera (lorsque jugé nécessaire) les coûts de l’essence sur présentation de reçus, selon les tarifs en vigueur dans l’annexe B.  Dans le cas où une location s’avère nécessaire, le CSC s’engage à rembourser les coûts de celle-ci, si la situation est présentée au CSC avant que l’activité ait lieu. 

b) Le CSC s’engage à recruter et former les chauffeurs pour le minibus.

c) Si le minibus n’est pas disponible le covoiturage est obligatoire pour avoir un remboursement d’essence. À noter qu’un parent bénévole qui ne transporte que son enfant ne sera pas remboursé pour ses dépenses. 

 2. Remboursements et dépenses des bénévoles

a) Les athlètes ou joueurs d’une équipe ne sont pas autorisés à prendre part aux activités de son équipe si son inscription n’est pas payée à la date limite indiquée sur le formulaire Frais d’inscription aux équipes sportives et culturelles (Annexe A). Les membres du CSC s’engage à réviser l’Annexe A avant le début de saisons de chaque discipline.

b) Le CSC s’engage à rembourser les dépenses d’un bénévole par équipe sportive ou culturelle. Les dépenses éligibles à un remboursement sont les repas, l’hébergement, l’essence et toute autre dépense jugée valable et nécessaire par les membres du CSC.  Le bénévole est responsable de présenter une demande de remboursement (en utilisant le formulaire Demande de remboursement – Annexe B) dans laquelle il fournit des explications entourant la raison d’être de sa demande ainsi que tous les reçus reliés à celle-ci.  Aucune demande ne sera acceptée sans présentation de reçus. De plus, les remboursements des dépenses ne dépasseront pas les frais maximums autorisés par le CSC, c’est-à-dire : 12$ du 100km pour les frais de déplacement des voitures, un ajustement de 6$ supplémentaire du 100km sera accordé pour les camionnettes qui offrent le transport d’équipements, les repas de 50$ par jour réparti comme suit 25$ pour un souper, 15$ pour un dîner et 10$ pour un déjeuner. Dans le cas où le déjeuner continental est fourni à votre hôtel, aucun déjeuner ne sera remboursé.

3. Frais d’inscription

a) Le CSC s’engage à payer les frais d’inscription aux compétitions des équipes sportives et culturelles.

b) L’entraîneur-chef, parent d’un enfant membre de l’équipe qu’il ou elle entraîne, est exempté de payer les frais d’inscriptions sauf pour la portion commanditaire des équipes de hockey.

c) Le CSC se réserve le droit d’ajuster annuellement les frais d’inscription aux équipes sportives et culturelles.

4. Responsabilité des bénévoles/entraîneurs

a) Les responsables des différentes équipes doivent informer le directeur des sports du CSC de leur participation aux divers événements sportifs et culturels.

b) Suivre toute formation prescrite par les organisations responsables.

c) Encadré les élèves, notamment connaître et observer les politiques de santé et sécurité du ministère de l’Éducation et de la petite enfance.

d) Les entraîneurs et/ou leurs délégués des équipes de hockey féminin et masculin doivent soumettre un rapport financier à la fin de leur saison respective.

e) Tout bénévole agit en tant qu’ambassadeur de l’école, c’est-à-dire qu’il véhicule les valeurs et la mission de la P.R.-P.

f) L’entraîneur/bénévole collabore avec les parents afin de s’assurer de la transparence et du bon fonctionnement du programme qu’il gère.

g) Le responsable des sports a la responsabilité d’informer et d’orienter les entraîneurs et bénévoles au sujet des normes et fonctionnement du CSC.

h) Le responsable du volet culturel a la responsabilité d’informer et d’orienter les entraîneurs et bénévoles au sujet des normes et fonctionnement du CSC. 

5. Admissibilité des dépenses et des requérants

a) Seul l’entraîneur d’une équipe ou autre groupe cotisant au C.S.C. ou son délégué sera autorisé à soumettre des demandes de remboursement. Les chèques pourront toutefois être libellés sous d’autres noms que le sien.

b) Le C.S.C. reconnaît 5 types de demandes :

    a. Les demandes provenant de ses membres, soit équipes ou autres groupes qui cotisent au C.S.C.

 Dans ce cas, les demandes seront traitées en conformité avec les politiques en  vigueur par le C.S.C.

      b. Les demandes de nature parascolaires provenant d’organismes ou d’équipes non cotisants au C.S.C., mais qui concernent les élèves de la P.R.-P., par exemple, les jeux régionaux, les jeux de l’Acadie, etc.

*Parascolaire se dit d’une activité appuyée par l’école, organisée par des personnes qui peuvent être ou ne pas être employées par l’école, qui peut contribuer ou non à l’atteinte des objectifs du programme d’études, et qui est normalement réalisée en dehors des jours de classe (p. ex. sports interscolaires). Source MEDPE 2017.

1. Les demandes de transport pourraient être autorisées si le minibus et unconducteur sont disponible.  Le demandeur devra alors payer pour lesdépenses reliées à sa sortie.
2. Les demandes pour payer des frais d’inscription à un tournoi ne seront pas autorisées. 
3. Les demandes pour payer les dépenses à un bénévole ne seront pas autorisées.
4.  Les demandes pour l’achat de matériel ou d’équipement pourraient être autorisées si ce matériel ou équipement revient à l’école.
5. Les demandes pour payer des frais d’inscriptions ou d’assurance à une ligue autre que l’A.S.I.N.B. ne seront pas autorisées.
6. Les demandes pour l’achat d’uniformes ne seront pas autorisées. Un effortsera fait pour fournir des uniformes ou du matériel et équipement     appartenant déjà au C.S.C. si disponible. 
7. À noter que certaines demandes seront étudiées individuellement par les Membres du C.S.C. en réunion ordinaire. Si ces demandes sont des demandes de subventions et qu’elles sont autorisées, elles le seront au prorata des élèves de la P.R-P. membre de l’équipe visée par la demande   

c). Les demandes de nature périscolaires qui concernent les élèves de la Polyvalente Roland-Pépin.

* Périscolaire se dit d’une activité qui est organisée par le personnel enseignant pour atteindre des objectifs du programme d’études, qui est réalisée durant le temps d’enseignement ou le prolongement du temps d’enseignement, et qui s’adresse à tous les élèves d’une classe (p. ex. une excursion à Québec, à une galerie d’art de la province, à une expo-sciences, à un festival de musique, à un forum de leadership pour élèves, à un centre de ski). Source MEDPE 2017.

1. Les demandes pour utiliser le minibus pour une visite organisée seront acceptées si le minibus et un conducteur sont disponibles. Les frais de déplacements pour l’essence et du conducteur si nécessaire seront couverts par le CSC.
2.  Les dépenses d’un bénévole accompagnateur seront acceptées selon les politiques en vigueur du C.S.C. (voir Annexe B)
3. Les dépenses reliées aux repas et à l’hébergement du participant ne seront pas acceptées.  

d. Les demandes de nature exceptionnelle notamment, les différents concours, tournoi et événements d’envergure qui concernent les élèves de la P.R.-P seront étudiées par les membres du CSC ex : Compétences Canada, Les Jeux du Canada, Le Parlement Jeunesse, Tournoi d’échec, Tournoi de débat, Colloque de leadership, etc.  

e. Les demandes provenant de la communauté concernant l’utilisation du minibus seront étudiées et rendues par le président et deux autres membres du CSC.

6. Activités de financement

 a)  Le CSC encourage fortement chacune des équipes sportives et culturelles d’organiser des activités de financement afin de payer en partie les dépenses de tous les bénévoles impliqués avec leur équipe.

b)  Aucune activité de financement ne doit être organisée si le but est de payer les repas, l’hébergement, les frais d’inscriptions, des vêtements ou des cadeaux. L’achat de vêtements et les dépenses associés aux repas et à l’hébergement demeurent la responsabilité de l’athlète.

c)  Seuls les joueurs (es) des équipes de hockey auront le droit, sur présentation d’une lettre officielle, de solliciter des commanditaires pour payer une partie des frais d’inscriptions (Maximum de 300$ par athlète masculin et maximum de 100$ par athlète féminin).

d)  Tous les fonds recueillis par les équipes devront être remis au CSC et seront gérés par ce dernier, à l’exception du hockey masculin et féminin. Dû à la nature de ce sport, les équipes seront autorisées à garder une petite caisse durant l’année afin de faciliter les opérations des équipes.  L’entraîneur ou le gérant devront, à la fin de la saison, remettre tous les fonds restant ainsi qu’un bilan financier détaillé au CSC.

7. Équipement

 a) Le CSC s’engage à fournir et gérer l’équipement et les uniformes pour les équipes qu’il gère. Toute demande d’achat d’équipement et d’uniforme doit être approuvée à l’avance par les membres du CSC.